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公司合同管理臺賬新版

時間：2024-01-09 09:16:17 合同我要投稿

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公司合同管理臺賬新版

　　現(xiàn)今很多公民的維權意識在不斷增強，我們用到合同的地方越來越多，合同是對雙方的保障又是一種約束。你知道合同的主要內容是什么嗎？下面是小編收集整理的公司合同管理臺賬新版，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

公司合同管理臺賬新版

公司合同管理臺賬新版1

　　為進一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。

　　一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料等。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案管理實行網(wǎng)絡管理體系，由公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。

　　3、辦公室應分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡人員負責合同文檔管理。

　　三、合同檔案管理的`移交

　　1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公室存檔。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　3、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。

　　四、合同文檔管理辦法

　　1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。

　　3、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

　　4、辦公室應根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各部門員工可在主管領導同意的情況下，到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門主管領導、總經理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

公司合同管理臺賬新版2

　　第一章總則

　　第一條目的為加強和細化合同臺賬資料，規(guī)范企業(yè)各類合同臺賬的管理，根據(jù)《宏信（鄭州）有限公司合同管理制度》和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規(guī)則》，特制定本辦法。

　　第二條原則凡以公司名義簽訂的合同，均應由合同管理人員依照本辦法建立合同臺賬，按照“一合同、兩表格、一編號”的原則進行整理。

　　第三條適用范圍本規(guī)則除特別指明外，適用于：

　　一、宏信（鄭州）置業(yè)有限公司合同管理制度和《宏信（鄭州）有限公司合同分類編號規(guī)則》所涉管理業(yè)務范圍內的合同；

　　二、公司或者公司指定主體作為一方當事人簽訂的所提交法務部審查的合同。

　　第四條定義各承辦部門所確定的管理人員負責的合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。

　　第五條組織和職責

　　一、各承辦部門是本制度的主導部門，負責確定人員，負責合同文檔管理，負責文檔的`形成、積累、整理、歸檔，確保文檔的完整性和有效利用性。

　　二、公司法務部門負責在該過程中，協(xié)助各承辦部門對合同登記臺賬的管理工作，進行指導和檢查。

　　第二章具體實施

　　第六條登記模式合同臺賬采用總分帳的表格式管理，所有合同建立總賬、各承辦人建立分賬，每份合同都要填寫建立檔案，填寫表格。

　　第七條總分臺賬的具體登記主體

公司合同管理臺賬新版3

　　第一章目的

　　第一條為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責和工作流程，理清檔案流轉過程中的工作手續(xù)，規(guī)定檔案管理中的人員權限和調檔權限；同時規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉檔、調用等方面的工作行為，協(xié)調檔案管理中的問題和矛盾；進一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識，特訂立本管理制度。

　　第二章適用范圍

　　第二條適用公司所有檔案管理與員工。

　　第三章檔案管理基本規(guī)定

　　第三條檔案分類和內容：

　�。ㄒ唬┘夹g檔案：包括以為代碼。

　�。ǘ╀N售部檔案：包括以為代碼。

　�。ㄈ┬姓耸聶n案包括：包括以為代碼。

　�。ㄋ模┴攧諜n案包括：包括以為代碼。

　�。ㄎ澹┕倦娮訖n案：包括以為代碼。

　�。C密檔案：包括以為代碼

　�。ㄆ撸┢渌鼨n案：包括以為代碼

　　注：類別日期識別碼密級

　　第四條檔案的編制和要求

　�。ㄒ唬n案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級和正文（如無法確認屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區(qū)別管理，），檔案轉入時，管理員有權要求成檔人員確認檔案現(xiàn)狀。檔案入庫，管理員應進行識別并列入目錄。

　　（二）如編制機密檔案，應識別密級和機要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機密檔案在取得的同時應注明相關作者和涉密人員的姓名，以及有權使用人員的名單、崗位和權限。

　�。ㄋ模n案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標題、編碼、頁碼、密級和保存年限組成，置于檔案首頁，以便查找。

　　（五）如需調閱相關檔案，必須事先聯(lián)系并取得授權。

　　共4頁1

　　第五條檔案的密級：

　�。ㄒ唬┕緳C密檔案分成三級：秘密、機密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密后在原密級后加0。經授權的員工可使用秘密級檔案；經總經理授權后的'員工可調用機密級檔案；絕密級檔案由總經理親自使用或與授權人員一起使用，總經理不在場時須報總經理同意并進行實時監(jiān)控。

　�。ǘ┙浌窘饷芎蟮臋n案，納入一般檔案管理。

　　第六條檔案存放管理交接原則

　�。ㄒ唬n案按照建立，每為一卷，統(tǒng)一的編碼在卷首標明，并在檔案封面上注明。

　�。ǘ┓步唤訖n案，要求：先交驗檔案目錄；再抽樣驗收檔案總量的50%，各類比例相當，查驗有否短缺、偽造、標注不明等；再抽取30%的檔案作為流動樣本，驗收是否符合工作流程（查流轉記錄或模擬流轉）。檔案接轉時，雙方應約定最后簽字交接的時間，一般為五個工作日（供接收方查對和交接方介紹的時間）。

　　第七條檔案的存、撤、銷、并、分規(guī)定和流程

　　（一）檔案封存，由管理員接收時確定封存檔案的價值和屬性，進而編碼、編目，納入檔案庫；

　�。ǘn案撤銷，由管理員向相關部門聯(lián)系并取得撤檔批示，在目錄上標注撤檔時間，記入撤檔子目，封存六個月后自動銷毀；

　�。ㄈn案銷毀，由管理員備案后，按時銷毀，銷毀時有兩人以上在場實時監(jiān)控；

　　（四）檔案合并，由管理員根據(jù)檔案的相關性和同類性進行合并，合并后在原目錄和檔案庫里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；

　　（五）檔案分立，根據(jù)檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。

　�。n案被其他人員借用或調閱后，管理員應及時索取并按原途徑歸檔，除按規(guī)定記錄使用情況外，還應對檔案的完整性、真實性作檢查，并按事實記錄。

　�。ㄆ撸┤鐧n案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應陳述理由并查明原因，及時提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。

　�。ò耍n案調閱，由要求調閱人將相關人員授權證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據(jù)所需調閱的檔案的密級程度配合調閱。調閱不同于借用，如需借用，借用人需按規(guī)定填寫檔案資料借用單，同時對所借用的資料的安全性和完整性負責。調閱必須于當天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗檔案的真實完整性。

　�。ň牛n案使用后回收，是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)。管理員要及時驗證檔案的使用后狀態(tài)，并對此作好記錄。如發(fā)現(xiàn)異常情況，向使用人詢問并作好相關的措施，以保護檔案的安全。

　　（十）如加密的檔案使用后未及時交還，使用人要給出書面的說明，如有共同使用人，應給出證明。如有泄露，權限審批人負同等責任。

　�。ㄊ唬n案限密原則：由檔案制作部門和人員根據(jù)檔案的屬性來進行限密，也可由公司領導對檔案進行臨時限密，管理員也可根據(jù)檔案的性質進行限密，所有已限密的檔案都必須有相關密級的標識，同時采取相應的保密措施。

　�。ㄊn案保存失去其價值，由管理員根據(jù)銷毀檔案的程序，報批后銷毀。銷毀時要有兩人以上在場，互相做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關權限的人員自行銷毀。

　　第四章公司機密檔案管理的要則和流程

　　第一條機密檔案的定義和內容按有關規(guī)定執(zhí)行。管理要求特別嚴格，有明確的涉密規(guī)定、權限和手續(xù)，嚴格執(zhí)行機密檔案管理規(guī)定。

　　第二條檔案編制要求定期存盤，定期檢驗，定期匯總并移交封存。交接時要求有兩人以上監(jiān)交。對有限密規(guī)定和技術含量的必須有一人以上具有相關技術能力的員工或專家進行技術鑒定。

　　第三條檔案管理中，定期進行匯總和會審。會審時嚴格執(zhí)行限密規(guī)定，無權限人員不能全部閱讀資料，局部閱讀人員要求在解職后履行兩年以上的保密和不競爭義務。

　　第四條機密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負責保密和管理，其他無關或無相關權限的人員不能對其實行任何意義上的閱借檔案要求。

　　第五條檔案解密和銷毀時必須有兩人以上在場，并互相給出證明。

　　第六條流程：機密檔案成形封存→檔案加密并規(guī)定相關權限和限密規(guī)定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用，驗看相關手續(xù)和人員的權限規(guī)定→機密檔案限制使用并確保兩人以上在場，公司內使用必須在檔案管理員的要求地點使用，同時在規(guī)定時間內歸還，最遲不超過下班時間→借用并外出使用，具備相關權限方可行使借用權，同時有主管領導的書面授權→外借必須按時歸還，超時使用按違規(guī)、泄密處理→對不尊重管理人員行使職權和不遵守公司有關規(guī)定的，可予以制度處分→平時檔案定期檢驗和匯總會要審時，相關人員必須具備涉密權限→檔案解密或銷毀時必須有兩人以上在場→作好相關記錄→記入檔案臺帳

公司合同管理臺賬新版4

　一、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

　　二、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況，主要是信譽及資

　　三、合同內容應注意的主要問題是：

　　1、部首部分，要注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；

　　2、正文部分：建設合同的內容包括工程范圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量、工程造價、技術資料交付期間、材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修范圍和質量保證期、雙方相互協(xié)作等條款；產品合同應注明產品名稱、技術標準和質量、數(shù)量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任等；

　　3、結尾部分：注意雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業(yè)務章，注明合同有效期限。

　　公司管理制度合同的審查批準

　　四、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領導審查批準后，方能正式簽訂。公司管理制度合同的履行

　　五、總經理、副總經理、財務部及有關部門負責人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的`，要追究有關人員的責任。

　　七、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發(fā)，從嚴控制。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。

　　八、財務部門認真做好合同管理的基礎工作。具體如下：

　　1、建立合同檔案；

　　2、建立合同管理臺帳；

　　3、填寫“合同情況月報表”；

　　4、及時督促業(yè)務員回收款項，年內回款率達到90%以上的，給予適當獎勵。