文書檔案工作計(jì)劃通用

　　光陰的迅速，一眨眼就過(guò)去了，我們的工作又將在忙碌中充實(shí)著，在喜悅中收獲著，做好計(jì)劃，讓自己成為更有競(jìng)爭(zhēng)力的人吧。你所接觸過(guò)的計(jì)劃都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的文書檔案工作計(jì)劃通用，希望能夠幫助到大家。

文書檔案工作計(jì)劃通用1

　　一、科技計(jì)劃項(xiàng)目與項(xiàng)目檔案

　　由國(guó)家科技計(jì)劃中安排實(shí)施，由單位或個(gè)人承擔(dān)，并在一定時(shí)間周期內(nèi)進(jìn)行的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)就叫國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目。1982年，國(guó)家出臺(tái)《“六五”國(guó)家科技攻關(guān)計(jì)劃》，標(biāo)志我國(guó)科技計(jì)劃正式從科技規(guī)劃中獨(dú)立出來(lái)，到20xx年，進(jìn)入“十二五”時(shí)期。已有五大類，三十多種計(jì)劃支撐著國(guó)家各個(gè)領(lǐng)域的科技需求。這些科研活動(dòng)中（管理及實(shí)施）形成了大量的、具有保存價(jià)值的各種原始記錄，承載信息的各種載體通過(guò)收集整理、歸檔、組卷的等活動(dòng)形成的能夠反映科研活動(dòng)過(guò)程全貌的有機(jī)文件組合體，即為國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）。作為組織機(jī)構(gòu)在科技活動(dòng)直接形成的、具有保存價(jià)值的信息記錄，科技檔案與一般的“技術(shù)資料”有本質(zhì)的區(qū)別，是“一次”特定的科研活動(dòng)中形成的原始的、完整的記錄，是人類改造自然的產(chǎn)物，是具有創(chuàng)造性的成果和財(cái)富，是珍貴的科學(xué)技術(shù)資源，對(duì)于促進(jìn)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、生產(chǎn)的發(fā)展和生產(chǎn)力的提高，具有重要的現(xiàn)實(shí)作用，并且具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史查考價(jià)值。

　　二、課題制管理與項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容的變化

　　為集中科研優(yōu)勢(shì)，保障國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目的創(chuàng)新與成功，20xx年，國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目全面實(shí)行課題負(fù)責(zé)制，根據(jù)任務(wù)內(nèi)容，鼓勵(lì)跨部門、跨學(xué)科選擇課題組成員，組成臨時(shí)的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，研發(fā)任務(wù)完成后，團(tuán)隊(duì)即解散。研發(fā)團(tuán)隊(duì)成為了項(xiàng)目檔案管理的主體單位，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同時(shí)作為項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任人，承擔(dān)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)職責(zé)。

　　實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目――課題管理模式后，檔案管理變?yōu)橐皂?xiàng)目為牽引，收集的檔案需體現(xiàn)項(xiàng)目管理的全過(guò)程，項(xiàng)目檔案不再是簡(jiǎn)單的科技檔案，而是圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目形成的全套科技文件的總稱，體現(xiàn)從申請(qǐng)立項(xiàng)到成果驗(yàn)收全過(guò)程文件。包括了科技管理部門在管理過(guò)程形成的管理檔案，以及主持、承擔(dān)單位在研發(fā)過(guò)程中現(xiàn)成的管理檔案和科研檔案，這些檔案包括了傳統(tǒng)意義上的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案、研發(fā)檔案等）。項(xiàng)目檔案所涉及的過(guò)程和類別改變了傳統(tǒng)的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、研發(fā)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案的分類設(shè)置模式，打破了學(xué)科間的界限。對(duì)于國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理，國(guó)家目前無(wú)相關(guān)的檔案管理規(guī)定，對(duì)于從事檔案工作的管理人員而言，項(xiàng)目檔案管理包括了行政和業(yè)務(wù)兩個(gè)的層面的融合管理，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的變革和挑戰(zhàn)。

　　三、國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理面臨的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┲黧w多元化使項(xiàng)目檔案管理過(guò)程復(fù)雜化。采用跨行業(yè)、跨單位組成大型的科研團(tuán)隊(duì)后，項(xiàng)目的承擔(dān)單位由一家變?yōu)槎嗉�，�?xiàng)目管理及實(shí)施主體進(jìn)一步多元化、復(fù)雜化。項(xiàng)目形成檔案的主體多元化，包括了各級(jí)管理部門、主持單位、合作單位、協(xié)作單位等多種職能、多種性質(zhì)的單位。由于國(guó)家現(xiàn)行科技檔案管理模式對(duì)各主體之間的歸檔責(zé)任沒(méi)有明確規(guī)定，加上單位之間的競(jìng)爭(zhēng)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等多種復(fù)雜的關(guān)系，項(xiàng)目檔案管理過(guò)程更進(jìn)一步復(fù)雜化。

　　（二）科技項(xiàng)目檔案管理規(guī)范建設(shè)滯后。隨著國(guó)家大量科研計(jì)劃項(xiàng)目的開展，科技部先后出臺(tái)了一些列的管理規(guī)范，這些管理規(guī)范主要從科技行政部門的角度對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程提出要求，重點(diǎn)是科技項(xiàng)目的立項(xiàng)和驗(yàn)收管理，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理僅提出了要求但無(wú)相關(guān)的規(guī)范，國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理依然按原來(lái)的科技檔案管理模式進(jìn)行。相比眾多的科研項(xiàng)目管理規(guī)范而言，我國(guó)現(xiàn)行部級(jí)科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)僅5個(gè)：《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》、《國(guó)家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863）文檔材料管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。這些規(guī)范多是二、三十年前的標(biāo)準(zhǔn)，已不能滿足各種類別的國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理的需求。在國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)未及時(shí)制定的情況下，基層管理部門急需制定單位科研計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。

　　（三）傳統(tǒng)科技檔案管理的模式的融合與變革。由于我國(guó)目前尚無(wú)統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案管理模式，1998年前，國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案是科技檔案的一部分。各管理主體在各自科技行業(yè)主管部門的業(yè)務(wù)主導(dǎo)下進(jìn)行，形成了專業(yè)性、種類和類別多樣性、成套型和現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)的形成是科技檔案作為科技、生產(chǎn)活動(dòng)的.記錄和產(chǎn)物密不可分的。

　　傳統(tǒng)的科技檔案管理工作分為檔案事業(yè)（行政）管理和檔案業(yè)務(wù)管理兩個(gè)部分，檔案事業(yè)（行政）管理又稱為檔案宏觀管理，承擔(dān)這部分工作的是檔案行政管理部門和各級(jí)專業(yè)主管部門。檔案業(yè)務(wù)管理又稱為檔案微觀管理，是以科技檔案為對(duì)象的科技檔案管理工作，承擔(dān)這部分工作的是基層科技管理機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，基本工作內(nèi)容是科技檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用等項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

　　對(duì)于科研單位而言，科技檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)通常是單位科技管理部門和檔案管理部門共同參與管理下完成，文件的形成階段主要受控于科技管理部門，檔案管理部門負(fù)責(zé)制定相關(guān)的歸檔管理制度，形成的“科技文件”通過(guò)一定的歸檔制度收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成“科技檔案”。事實(shí)上，受傳統(tǒng)管理模式的影響，在科研課題按項(xiàng)目管理模式實(shí)施后，課題組成員成為項(xiàng)目管理的主體，管理人員（科技、檔案）通常難以進(jìn)入課題組，在項(xiàng)目實(shí)施（即形成檔案）的過(guò)程中，科技管理部門主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理、實(shí)施、考評(píng)等一些列重要過(guò)程，重點(diǎn)是課題計(jì)劃、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)的管理，而檔案管理部門無(wú)任何實(shí)質(zhì)上的管理“權(quán)力”，難以發(fā)揮管科研課題管理（即科技文件形成）過(guò)程中的宏觀管理功能，無(wú)法掌控“科技文件”的形成及流向，成為被動(dòng)接收、埋頭整理、提供利用的“服務(wù)部門”。被動(dòng)收集的科技檔案勢(shì)必存在不系統(tǒng)、不齊全完整、質(zhì)量不盡人如意等諸多問(wèn)題。在科研課題項(xiàng)目管理模式下，宏觀管理職能和微觀管理職能沒(méi)能在課題組、科技管理部門、檔案管理部門之間有效融合，難以發(fā)揮科技檔案管理職能，保障科研項(xiàng)目檔案的齊套性與完整性。

　　四、新形勢(shì)下國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理應(yīng)對(duì)措施

　　流體物理研究所是中國(guó)工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術(shù)武器的研制。成立之初，研制任務(wù)主要由國(guó)家下達(dá)，隨著我國(guó)科技體制改革的不斷深入和我所科研實(shí)力的逐漸增強(qiáng)，我所科研任務(wù)逐漸多元化，除主體任務(wù)外，每年承擔(dān)了各種類型國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目數(shù)十個(gè)。隨著國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目課題負(fù)責(zé)制的實(shí)施，主持跨單位合作的項(xiàng)目越來(lái)越多，如何做好這些項(xiàng)目檔案的管理，是基層科技檔案管理部門面臨的重要挑戰(zhàn)。根據(jù)近幾年國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為適應(yīng)課題管理模式的變化，可以從調(diào)整科技文件歸檔范圍、完善歸檔制度、明確歸檔職責(zé)、適時(shí)分段收集控制歸檔幾個(gè)方面采取相應(yīng)的管理措施保障項(xiàng)目檔案收集齊全和完整。

　�。ㄒ唬┐蚱苽鹘y(tǒng)檔案分類，調(diào)整文件歸檔范圍。對(duì)于合作研制的國(guó)家科研計(jì)劃課題，除要求編制上報(bào)國(guó)家的資料及傳統(tǒng)科研技術(shù)檔案外，其他合作單位、協(xié)助單位在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的不同歸屬范圍的檔案也應(yīng)納入主持單位檔案管理工作范疇，主要包括以下內(nèi)容：

　　（1）科技管理部門在立項(xiàng)、驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生的各種任務(wù)書、委托合同、項(xiàng)目驗(yàn)收確認(rèn)書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算書、項(xiàng)目審計(jì)文件等，主持單位在項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的招投標(biāo)采購(gòu)文件、管理合同、各種審批文件等傳統(tǒng)歸屬于文書檔案和財(cái)務(wù)檔案的文件。

　�。�2）建設(shè)單位在建設(shè)實(shí)驗(yàn)室過(guò)程中形成的設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件（下轉(zhuǎn)第206頁(yè)上接第239頁(yè)）、驗(yàn)收文件等歸屬基建檔案的文件。

　�。�3）承擔(dān)單位在研發(fā)過(guò)接程中研制或采購(gòu)試驗(yàn)裝備形成的各種采購(gòu)論證方案、安裝、調(diào)試總結(jié)、使用說(shuō)明書、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件等歸屬設(shè)備檔案的文件。

　　（4）試驗(yàn)任務(wù)單位在項(xiàng)目完成過(guò)程中形成的各種研究試驗(yàn)原始記錄數(shù)據(jù)、各種技術(shù)采集的電子數(shù)據(jù)等科研檔案、課題鑒定驗(yàn)收過(guò)程中形成的成果鑒定檔案等。

　�。ǘ�）完善項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)�；�于科技計(jì)劃項(xiàng)目的復(fù)雜性及其快速發(fā)展，而國(guó)家或行業(yè)層面檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度相對(duì)滯后，基礎(chǔ)檔案管理部門及時(shí)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的文件納入歸檔范圍，在課題實(shí)施之前明確提出檔案管理要求是管理好項(xiàng)目檔案的重要手段。通過(guò)近年的實(shí)施，這些歸檔管理制度在檔案收集管理過(guò)程中充分發(fā)揮了事前控制的效果，對(duì)項(xiàng)目檔案的收集管理起到了良好的促進(jìn)作用。

　�。ㄈ�）明確的檔案收集職責(zé)并分段控制歸檔。明確采用課題組或者科研團(tuán)隊(duì)模式管理下的檔案收集歸檔責(zé)任，包括明確科研團(tuán)隊(duì)與單位職能管理部門之間，各級(jí)行政管理部門與主持單位、合作單位、協(xié)作單位之間責(zé)任的劃分與落實(shí)問(wèn)題。

　　對(duì)于單位內(nèi)部管理部門、課題組之間責(zé)任的明確，通常采用單位規(guī)章制度、任命文件等方式。如我所由所辦統(tǒng)一管理全所檔案工作，除了明確制定各類科研課題歸檔管理實(shí)施細(xì)則外，還對(duì)每個(gè)科研項(xiàng)目均任命項(xiàng)目行政負(fù)責(zé)人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、子課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目管理員、項(xiàng)目檔案管理員等具體人員，各階段責(zé)任人依照規(guī)章制度負(fù)責(zé)承擔(dān)各階段文件的產(chǎn)生、審查、批準(zhǔn)和歸檔工作。課題完成后，文件歸檔情況除通常的結(jié)題情況考核外，還納入部門年度目標(biāo)考核，采用兩種方式將課題組與單位的職責(zé)結(jié)合起來(lái)，落實(shí)到具體的工作中。

　　五、總結(jié)

　　國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案作為科技檔案的重要組成部分，既是國(guó)家的重要的科技財(cái)富也是科研單位寶貴的技術(shù)資源。承擔(dān)并能圓滿完成國(guó)家科技計(jì)劃項(xiàng)目的研制任務(wù)是科研單位的光榮使命，保護(hù)好項(xiàng)目檔案是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，面對(duì)項(xiàng)目――課題管理模式變革所面臨的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，基層檔案管理人員應(yīng)立足本職崗位，積極采取應(yīng)對(duì)措施，充分發(fā)揮檔案人員的專業(yè)管理和監(jiān)督作用，實(shí)現(xiàn)檔案宏觀管理和微觀管理的有效融合，管理好項(xiàng)目檔案

文書檔案工作計(jì)劃通用2

　　引言

　　檔案管理工作極具挑戰(zhàn)性，它以實(shí)踐為基礎(chǔ)來(lái)獲得相關(guān)內(nèi)容，在圖書館事業(yè)發(fā)展過(guò)程中起著相當(dāng)大的作用，檔案中囊括了人們的各種活動(dòng)方式、活動(dòng)后的感悟以及人們的發(fā)展等內(nèi)容，能夠?yàn)槿蘸蟮墓ぷ髌鸬揭龑?dǎo)和促進(jìn)作用。圖書館事業(yè)的發(fā)展離不開檔案管理，許多活動(dòng)的開展都也與檔案管理緊密掛鉤，它們之間是相輔相成的，認(rèn)真落實(shí)好檔案管理工作，不僅能夠促進(jìn)圖書館工作中的交流，還能夠推動(dòng)各個(gè)相關(guān)工作的順利進(jìn)行，由此可見(jiàn)，提高檔案管理水平對(duì)于圖書館的發(fā)展而言是意義重大的。

　　1、圖書館檔案記載著圖書事業(yè)的發(fā)展歷程

　　檔案管理工作在圖書館事業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用是不容忽視的，檔案中不僅僅記錄了圖書館的歷史活動(dòng)，還對(duì)圖書館中的一些服務(wù)、建設(shè)發(fā)展有所記載，這些記錄是圖書館的財(cái)富，從整體上反映出了圖書館的綜合實(shí)力和基本活動(dòng)。

　　1.1檔案的形成及分類

　　圖書檔案是圖書館各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生或直接形成的原始記錄的載體，對(duì)于圖書管理工作有著一定的利用價(jià)值。在國(guó)家有關(guān)法律和法規(guī)中，圖書館檔案被分為九個(gè)一級(jí)類目，依次包括：行政管理、圖書業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)檔案、黨群工作、人事檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、實(shí)物和聲像檔案。

　　1.2檔案收集和整理

　　檔案的收集是檔案管理工作的開端，也是檔案從無(wú)到有的過(guò)程，在這一過(guò)程中，包含著對(duì)各類文件的收集，主要包含兩大方面內(nèi)容：圖書館檔案室接收和征集檔案。在對(duì)文件的收集過(guò)程中，需要做到細(xì)心仔細(xì)，對(duì)工作過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄都要進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)和保存，以免遺漏，便于日后可能需要的總結(jié)與查閱。檔案收集的任務(wù)是解決檔案分散狀況與保管、利用檔案要求，合理集中矛盾，只有“化分散為集中”，才便于保管和利用。

　　2、檔案管理是圖書館工作的基礎(chǔ)

　　2.1完善檔案管理設(shè)備

　　在檔案管理工作中，檔案的安全保管至關(guān)重要，為此，圖書館可在檔案管理的細(xì)節(jié)上做文章，例如將原有的保密性不強(qiáng)且容易破損的檔案袋替換成更為科學(xué)專業(yè)的檔案袋，這樣更有利于檔案的管理和查找，避免了因檔案凌亂不堪而難以查找的現(xiàn)象。

　　2.2提高檔案工作質(zhì)量

　　工作人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案的各項(xiàng)工作方案進(jìn)行新一輪的修訂，將每一分每一秒都把握在手，充分地加以利用，全面整理圖書館各個(gè)時(shí)期的檔案，要使得檔案資料能夠用合理的方式進(jìn)行類別劃分、卷目清晰、擺放有序、查閱方便。

　　2.3加快檔案管理步伐

　　當(dāng)今世界的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)也要求檔案管理能夠向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，這對(duì)于檔案管理效率的提高起到了促進(jìn)作用。為了達(dá)到這一目標(biāo)，圖書館可以增設(shè)一些必要的現(xiàn)代設(shè)備，如打印＼復(fù)印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等，并在此基礎(chǔ)上采用一些檔案管理軟件，全程以計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理操作，從而提高檔案管理的效率，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館事業(yè)的`發(fā)展。

　　3、如何做好檔案管理工作

　　3.1增強(qiáng)工作人員的檔案意識(shí)

　　檔案意識(shí)的加強(qiáng)在當(dāng)今社會(huì)已成了普遍的趨勢(shì)，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們?cè)跐撘颇�化中提高了�?duì)檔案管理工作的要求，也越來(lái)越將注重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到此項(xiàng)工作上來(lái)，檔案意識(shí)的增強(qiáng)，不僅對(duì)于檔案管理效率的提高起到極其重要的作用，對(duì)于其作用的發(fā)揮也具有深遠(yuǎn)的意義。而相反的，檔案意識(shí)薄弱就會(huì)影響檔案作用的發(fā)揮，使得檔案無(wú)處可用。圖書館要制定計(jì)劃，定期對(duì)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督檢查和考核，強(qiáng)化檔案管理工作，使其能夠高效快速地發(fā)展起來(lái)。

　　3.2領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案工作給予高度的重視

　　在圖書館的工作計(jì)劃中，應(yīng)為檔案管理工作留有特定的位子并認(rèn)真制定計(jì)劃，給此項(xiàng)工作予以高度重視，在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)要就檔案工作的重要性和要求向工作人員進(jìn)行多次強(qiáng)調(diào)，讓他們從思想上重視起此項(xiàng)工作，讓此項(xiàng)工作能夠更加規(guī)范，更加嚴(yán)謹(jǐn)，更加科學(xué)，掀起新一輪檔案管理的高潮。

　　3.3對(duì)制度建設(shè)予以高度重視

　　制度建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的影響很大，它的健全與否與其工作的順利有序進(jìn)行密切相關(guān)，也為規(guī)范其管理奠定了基礎(chǔ)。為此，圖書館必須尋找一些有效的措施，提出切實(shí)可行的方案來(lái)對(duì)制度建設(shè)進(jìn)行落實(shí)，如按相關(guān)工作要求，完善檔案管理制度，使其成為一個(gè)系統(tǒng)而有序的整體；原來(lái)分散的管理方式也可為集中管理方式所取代；做好對(duì)檔案的保管統(tǒng)計(jì)；做到管理中的每個(gè)工作都有依有據(jù)；為檔案管理的工作提供強(qiáng)有力的保障等。做好上述工作，定能推動(dòng)圖書館工作的順利開展。

　　3.4提高管理水平，發(fā)揮檔案作用

　　尋求有效措施對(duì)提高檔案管理的水平進(jìn)行不斷提升，在實(shí)際的管理過(guò)程當(dāng)中，需要充分發(fā)揮人們的主觀能動(dòng)性，對(duì)于技術(shù)手段，需要不斷地進(jìn)行更新，這些都是能夠在一定程度上提升檔案管理水平的有效措施，同時(shí)也使得檔案管理能夠更加上升一個(gè)層次，在檔案管理當(dāng)中，最重要的當(dāng)屬管理人員的技術(shù)水平以及綜合素質(zhì)，此外，責(zé)任心同樣也是不可缺乏的，只有這樣，才能夠不斷地開拓創(chuàng)新，提高檔案管理的整體效率和整體質(zhì)量，從而能夠更加方便快捷地為圖書館提供高品質(zhì)的服務(wù)。

　　4、檔案的管理在圖書館當(dāng)中的運(yùn)用

　　4.1檔案管理與圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的關(guān)系

　　檔案管理工作可被看做是圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)工作的基礎(chǔ)，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作沒(méi)有人們想象的那么簡(jiǎn)單，不如計(jì)算那般簡(jiǎn)單講數(shù)字進(jìn)行加減即可，而是比計(jì)算更為精確，更為科學(xué)的一種方法，通過(guò)對(duì)工作記錄的分析，可以比較出工作中的優(yōu)缺點(diǎn)，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)所存在的問(wèn)題，便于有效可行方案及措施的提出。不僅如此，圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作還能拋磚引玉，創(chuàng)新人們的思維，使其提出嶄新的觀點(diǎn)及理念，使圖書館將側(cè)重點(diǎn)放在正確的位置，為圖書館工作的順利進(jìn)行提供保障。圖書館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作具有自身的特性，如連續(xù)性，依據(jù)相關(guān)要求，它通過(guò)對(duì)原始記錄的分析來(lái)歸納得到最終的結(jié)果，以此來(lái)指導(dǎo)圖書館的日后工作活動(dòng)。它在很多情況下，都能提供更為便捷的解決措施和方法。

　　4.2圖書館的檔案工作是人力資源建設(shè)的主要依據(jù)

　　圖書館必須要跟上時(shí)代的步伐，努力創(chuàng)新，滿足日新月異的需求變化，人才的培養(yǎng)和引進(jìn)問(wèn)題迫在眉睫。而人才培養(yǎng)計(jì)劃要循序漸進(jìn)，不能毫無(wú)根據(jù)和計(jì)劃。如果圖書館沒(méi)有專業(yè)的人才資源的長(zhǎng)期支持會(huì)造成與社會(huì)的脫節(jié)和管理上的拖沓，沒(méi)有針對(duì)性的培養(yǎng)也會(huì)造成人才資源的流失和浪費(fèi)。

　　4.3檔案的管理工作能夠?yàn)閳D書館質(zhì)量的提升提供保障

　　檔案是描繪歷史的最佳憑證，另外，圖書館的檔案管理工作是圖書館從業(yè)人員在以往的業(yè)務(wù)過(guò)程中與讀者交流接觸所得的資料結(jié)合而成。業(yè)務(wù)檔案是根據(jù)在實(shí)際工作中針對(duì)圖書館開展每一項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記載，包含活動(dòng)的策劃、實(shí)施和后期成效等內(nèi)容。在讀者進(jìn)行相關(guān)檢索時(shí)，可以根據(jù)個(gè)人需求進(jìn)行信息的搜索。為了滿足讀者這項(xiàng)需求，圖書館必須對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真的記載和管理，對(duì)每項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)的完整過(guò)程做好總結(jié)和文件資料。文件資料包括：活動(dòng)的構(gòu)思、預(yù)備實(shí)行方案、活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題、活動(dòng)所取得的效果、對(duì)活動(dòng)的反思和總結(jié)等內(nèi)容。這些文件資料為圖書館的未來(lái)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為以后的活動(dòng)提供了寶貴的資料和借鑒。在圖書館后期的活動(dòng)中，這些檔案可以為相關(guān)業(yè)務(wù)者提供參考內(nèi)容，可以節(jié)省前期準(zhǔn)備的時(shí)間和工作量，甚至可以采取相同的思路，為服務(wù)工作提供了便捷之路，另外也對(duì)圖書館的品牌效應(yīng)助一臂之力，更有利于特色服務(wù)的宣傳和推廣。

　　結(jié)束語(yǔ)

　　總的來(lái)說(shuō)，檔案作為當(dāng)今信息時(shí)代不可或缺的一部分而存在，其本身的特性就具有極強(qiáng)的說(shuō)服力，能夠很容易引起人們的共鳴，無(wú)論是人們的實(shí)踐活動(dòng)還是發(fā)展歷程都記錄于其中，它集合了各種方法、經(jīng)驗(yàn)以及成果，能夠作為圖書館之間學(xué)習(xí)借鑒的橋梁，使其取其精華、去其糟粕，從而促進(jìn)圖書館事業(yè)的不斷改進(jìn)與完善，更好地滿足廣大讀者的需求。因此，檔案工作在圖書館事業(yè)建設(shè)方面立下了不小的功勞，是圖書館事業(yè)發(fā)展中不可忽視的一部分，只有將檔案管理工作做好，才能把圖書館的服務(wù)工作做得更好。

文書檔案工作計(jì)劃通用3

　　基本建設(shè)是一項(xiàng)由多主體參與，建設(shè)周期相對(duì)較長(zhǎng)并高度依賴各種專業(yè)知識(shí)的智力型活動(dòng)。基建檔案是基本建設(shè)全生命周期中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價(jià)值信息資料總稱[1]，具有最原始、最真實(shí)、最全面的特性，是對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行進(jìn)一步改擴(kuò)建或修繕的基本依據(jù)�；�建檔案除具有一般文書檔案原始記錄性、信息性、真實(shí)性、價(jià)值性等特點(diǎn)之外，還具有內(nèi)容專業(yè)性、成套完整性、現(xiàn)實(shí)使用性、整理動(dòng)態(tài)性、來(lái)源廣泛性、收集滯后性的特點(diǎn)。

　　文獻(xiàn)檢索以及管理實(shí)踐表明，我國(guó)當(dāng)前基建檔案管理普遍存在重視程度不夠、管理意識(shí)不強(qiáng)、資料不全、整理不規(guī)范、硬件投入不

　　足、人員隊(duì)伍力量薄弱等問(wèn)題，與歐美發(fā)達(dá)國(guó)家差距較大。以美國(guó)為例，美國(guó)政府十分重視基建檔案收集與保管，檔案資料系統(tǒng)、完整、門類齊全、數(shù)量豐富，比如西雅圖港務(wù)局、紐約世界貿(mào)易中心除保存有基建相關(guān)照片和文字材料外，甚至連產(chǎn)業(yè)主最初用鋼筆勾畫的建筑物意向草圖都裝入了鏡框，妥善保管。

　　為夯實(shí)我國(guó)基建檔案管理實(shí)務(wù)工作基礎(chǔ)，提高基建檔案管理研究水平，本文結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理研究成果和基建檔案管理實(shí)踐，從業(yè)主方[6]角度研究了我國(guó)基建檔案管理工作。

　　二、研究重點(diǎn)

　　圍繞基建檔案管理實(shí)務(wù)要求，本文著重研究基建檔案管理機(jī)制、范圍管理、歸檔方法等，力圖建立一套相對(duì)科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)的管理體系。

　　（一）基建檔案管理機(jī)制研究

　　從管理層面分析，基建檔案管理是一個(gè)閉合循環(huán)漸進(jìn)完善的體系。鑒于此，本文運(yùn)用“PDCA循環(huán)法則”，按照統(tǒng)分結(jié)合（“業(yè)主方制定管理總體計(jì)劃―各責(zé)任主體制定并實(shí)施具體管理計(jì)劃―業(yè)主方驗(yàn)查并總結(jié)”）的思路，開展基建檔案管理機(jī)制研究。

　　1、 PDCA循環(huán)法則概述

　　PDCA循環(huán)又被稱為“戴明環(huán)”，是由美國(guó)質(zhì)量統(tǒng)計(jì)控制之父休哈特提出的PDS（Plan，Do，See）演化而來(lái)，經(jīng)美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明改進(jìn)并加以宣傳而獲得普及。它是全面質(zhì)量管理計(jì)劃制訂和組織實(shí)現(xiàn)應(yīng)遵循的科學(xué)程序。PDCA循環(huán)法是按照Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Act（處理）順序依次開展工作，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的一種質(zhì)量管理基本方法。經(jīng)過(guò)PDCA循環(huán)，成功經(jīng)驗(yàn)應(yīng)加以肯定并推廣，推進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)要加以總結(jié)，以應(yīng)用到下一個(gè)循環(huán)，實(shí)現(xiàn)基建檔案管理能力的階梯式上升。

　　2、基建檔案管理流程分析

　　基于PDCA循環(huán)法則，將基建檔案管理流程分解為計(jì)劃制定、管理實(shí)施、對(duì)照檢查以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)四個(gè)階段。

　�。�1）計(jì)劃制定�；�建檔案管理計(jì)劃包括總體計(jì)劃和實(shí)施計(jì)劃兩類�？傮w計(jì)劃由業(yè)主方制定，是基建檔案管理的總綱�？傮w計(jì)劃制定是基建檔案全過(guò)程管理的起點(diǎn)，始于項(xiàng)目生命周期中“提出項(xiàng)目概念”階段，主要內(nèi)容包括：一是明確檔案管理是項(xiàng)目管理的必要組成，要求其他建設(shè)相關(guān)方[7]必須重視基建檔案收集與整理，界定清楚各方管理責(zé)任；二是明確其他建設(shè)相關(guān)方的檔案歸檔范圍以及檔案移交業(yè)主方的時(shí)間；三是明確檔案管理的組織方式，包括歸檔程序、移交程序、借閱程序、復(fù)印程序等；四是明確檔案管理抽檢制度、約束制度以及獎(jiǎng)懲措施。實(shí)施計(jì)劃是其他建設(shè)相關(guān)方結(jié)合本單位實(shí)際情況制定的具體工作計(jì)劃。實(shí)施計(jì)劃必須與總體計(jì)劃保持一致。其他建設(shè)相關(guān)方制定的實(shí)施計(jì)劃須報(bào)經(jīng)業(yè)主方批準(zhǔn)同意后，方能生效。

　�。�2）管理實(shí)施�；�建檔案管理實(shí)施遵循“統(tǒng)一計(jì)劃、分塊實(shí)施、集中歸檔”的原則。統(tǒng)一計(jì)劃是指由業(yè)主方制定檔案管理總體計(jì)劃，明確檔案管理的統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求；分塊實(shí)施是指其他建設(shè)相關(guān)方圍繞項(xiàng)目建設(shè)管理規(guī)劃大綱以及基建檔案管理總體計(jì)劃，制定具體的檔案管理實(shí)施計(jì)劃，履行各自檔案管理職責(zé)，完成總體計(jì)劃的各項(xiàng)要求；集中歸檔是指項(xiàng)目建設(shè)完成后，其他建設(shè)相關(guān)方按要求將各自檔案移交業(yè)主方，由業(yè)主方進(jìn)行查驗(yàn)、接收，并依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行分類、裝訂、歸檔、移交或備案。

　�。�3）檢查監(jiān)督�；�建檔案特點(diǎn)要求基建檔案管理必須要高度重視過(guò)程監(jiān)督。一是業(yè)主方監(jiān)管。業(yè)主方是基建檔案管理的主體和核心，具有指導(dǎo)、監(jiān)督其他建設(shè)相關(guān)方按照總體計(jì)劃要求做好基建檔案管理工作的責(zé)任和義務(wù)。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，業(yè)主方要將定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，做好基建檔案管理的監(jiān)督檢查。二是其他建設(shè)相關(guān)方的自查。其他建設(shè)相關(guān)方要對(duì)照經(jīng)批準(zhǔn)認(rèn)可的實(shí)施計(jì)劃做好檔案歸檔以及經(jīng)常性自查，健全借閱制度、復(fù)印制度，保證檔案及時(shí)收集、完整歸檔、管理規(guī)范。

　�。�4）經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)既是基建檔案管理系統(tǒng)中的承前啟后環(huán)節(jié)，也是業(yè)主方提升檔案管理水平的關(guān)鍵程序。對(duì)于管理過(guò)程中的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，要及時(shí)總結(jié)提煉，形成制度，進(jìn)行推廣，做到標(biāo)準(zhǔn)化；失敗教訓(xùn)更是彌足珍貴，應(yīng)引起業(yè)主方高度重視，組織研究應(yīng)對(duì)措施，以避免在下一個(gè)PDCA循環(huán)中再出現(xiàn)類似問(wèn)題，逐步提高基建檔案管理的整體水平。

　�。ǘ�）基建檔案范圍管理研究

　　借鑒現(xiàn)代項(xiàng)目管理中范圍管理理論，定義基建檔案范圍管理為項(xiàng)目生命周期內(nèi)所有有價(jià)值檔案的綜合管理和控制，以及完成檔案管理總體計(jì)劃所規(guī)定的必須工作，并且只完成那些必須完成的工作�；�建檔案范圍管理包括初始定義、范圍確認(rèn)、范圍變更控制等三個(gè)環(huán)節(jié)，基建檔案范圍管理主體是業(yè)主方以及其他建設(shè)相關(guān)方，其中業(yè)主方是最終責(zé)任主體�；�建檔案范圍管理研究基礎(chǔ)是檔案價(jià)值鑒定理論。

　　1、檔案價(jià)值鑒定理論概述

　　檔案價(jià)值鑒定是現(xiàn)代檔案管理中的重要方法和重點(diǎn)內(nèi)容，是指鑒定主體基于對(duì)檔案保存價(jià)值和利用意義的合理認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案質(zhì)量、有用性和管理效益做出判斷與估價(jià)的智力性工作。根據(jù)檔案價(jià)值鑒定三段論，范圍管理是現(xiàn)代檔案管理“前端控制”的重要手段。

　　2、初始定義

　　基建檔案范圍管理初始定義是指基建檔案管理主體依據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和基建程序，進(jìn)行基建檔案管理內(nèi)容的初始化定義�；�建檔案范圍管理初始定義是檔案價(jià)值鑒定的前提與基礎(chǔ)，也是形成基建檔案范圍管理成果的最終依據(jù)，應(yīng)在基建檔案管理總體計(jì)劃中予以明確。業(yè)主方是基建檔案范圍管理初始定義的管理主體。

　　3、范圍確認(rèn)及變更控制

　　基建檔案范圍管理的范圍確認(rèn)是指其他建設(shè)相關(guān)方依據(jù)初始定義，并結(jié)合各自管理職能，對(duì)基建檔案范圍管理內(nèi)容予以認(rèn)可的行為過(guò)程。范圍確認(rèn)結(jié)果是開展基建檔案管理的直接依據(jù)，應(yīng)在實(shí)施計(jì)劃中體現(xiàn)。其他建設(shè)相關(guān)方是基建檔案范圍管理范圍確認(rèn)的主體。對(duì)于基建檔案范圍管理初始定義有異議的，有關(guān)建設(shè)相關(guān)方須按基建管理程序向業(yè)主方提出變更申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)同意并調(diào)整初始定義后，方能生效。

　　4、范圍管理成果

　　基建檔案范圍管理經(jīng)“自上而下”和“自下而上”雙向溝通與確認(rèn)后，最終形成三項(xiàng)成果：一是工作任務(wù)書，明確基建檔案管理的主要任務(wù)；二是工作說(shuō)明書，詳細(xì)解釋基建檔案管理過(guò)程中的相關(guān)事項(xiàng)；三是工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），確定基建檔案管理的`工作體系與責(zé)任體系。工作任務(wù)書、工作說(shuō)明書、分解結(jié)構(gòu)（WBS）是基建檔案范圍管理的核心要件，也是進(jìn)行基建檔案驗(yàn)收的最終依據(jù)。

　　（三）基建檔案歸檔方法研究

　　項(xiàng)目竣工后，業(yè)主方需按一定原則對(duì)基建檔案進(jìn)行歸檔、編號(hào)。結(jié)合管理實(shí)踐，我們認(rèn)為基建檔案歸檔需充分考慮“現(xiàn)實(shí)使用性”的突出特點(diǎn)，遵循“方便查閱，便于使用，完整保存”的原則進(jìn)行編號(hào)歸檔。

　　國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—20xx），要求檔案以“件”為單元進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目和裝盒。我們研究認(rèn)為，基建檔案歸檔要在滿足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基本要求前提下，遵循基建文件自身形成規(guī)律，保持文件間有機(jī)聯(lián)系，采用“按基建程序各階段形成文件作為分‘件’單元；‘件’內(nèi)文件批復(fù)在前，申請(qǐng)?jiān)诤�，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；項(xiàng)目結(jié)束年作為檔案歸檔年”的方法進(jìn)行基建檔案歸檔，以保證基建檔案連續(xù)性、整體性和合規(guī)性。

　　三、對(duì)策建議

　　基于上述研究，開展基建檔案管理工作，要著力抓好以下幾點(diǎn)。

　�。ㄒ唬┰鰪�(qiáng)意識(shí)，重視基建檔案管理工作

　　一是要轉(zhuǎn)變基本建設(shè)“重申報(bào)建設(shè)，輕資料收集”的觀念，特別是單位“一把手”要充分認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要作用，加強(qiáng)檔案重要性宣傳，營(yíng)造并形成“人人重視檔案資料收集，人人具備檔案管理基本素質(zhì)”的良好氛圍，將基建檔案管理與合同管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、資金管理、安全管理放到同等重要位置。二是重視基建檔案管理軟實(shí)力和硬件設(shè)施建設(shè)。建立健全基建檔案管理人員激勵(lì)與考評(píng)機(jī)制，注重對(duì)基建管理人員的檔案知識(shí)培訓(xùn)，鼓勵(lì)開展基建檔案專題研究，提高基建檔案管理的智力支撐水平；加大資金投入力度，運(yùn)用新興科技提高檔案設(shè)施裝備水平，保證檔案資料存儲(chǔ)安全、使用便捷，實(shí)現(xiàn)管理的信息化與現(xiàn)代化。

　�。ǘ�）采取措施，提高基建檔案管理要求

　　基建檔案管理面廣、涉及主體多，管理難度大。業(yè)主方作為最終責(zé)任者，要發(fā)揮好統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)作用，研究采取有效措施，細(xì)化對(duì)其他建設(shè)相關(guān)方的管理要求。一是進(jìn)一步建立健全基建檔案管理機(jī)制，將檔案管理計(jì)劃細(xì)化為總體計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃兩個(gè)層次，分級(jí)制定，分塊實(shí)施，集中歸檔；明確基建檔案管理的工作任務(wù)書、工作說(shuō)明書以及工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），界定清楚各建設(shè)相關(guān)方的管理責(zé)任。二是要將基建檔案管理要求形成條款納入有關(guān)合同，以明晰業(yè)主方與其他建設(shè)相關(guān)方的責(zé)權(quán)關(guān)系，強(qiáng)化基建檔案管理實(shí)施的強(qiáng)制性。三是要進(jìn)一步建立健全基建檔案管理的監(jiān)督制度、借閱制度，保證項(xiàng)目檔案能夠及時(shí)集中歸檔，避免零散分散保存，造成遺失。

文書檔案工作計(jì)劃通用4

　　PDCA循環(huán)是美國(guó)管理學(xué)專家戴明提出的著名理論，P（Plan計(jì)劃）：根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計(jì)劃；D（Do執(zhí)行）：進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)施計(jì)劃；C（Check檢查）：對(duì)管理的結(jié)果進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)和評(píng)價(jià)：A（Action行動(dòng)）：在結(jié)果評(píng)估時(shí)總會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題，必須采取有關(guān)的措施進(jìn)行改進(jìn)。在每一次的循環(huán)過(guò)程中舊的內(nèi)容都會(huì)被新的所替代，逐漸一些問(wèn)題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實(shí)質(zhì)上來(lái)說(shuō)，每一次的循環(huán)，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進(jìn)中優(yōu)化、升級(jí)，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環(huán)并不是原地周而復(fù)始的運(yùn)轉(zhuǎn)，而是螺旋式上升的運(yùn)轉(zhuǎn)，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補(bǔ)充，因此PDCA循環(huán)又稱為質(zhì)量環(huán)。

　　2、醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)涵

　　醫(yī)院文書檔案是由醫(yī)院在日常行政往來(lái)、管理工作中形成的公文轉(zhuǎn)變而來(lái)，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對(duì)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的價(jià)值。就醫(yī)院本身來(lái)說(shuō)檔案管理構(gòu)成了其存在的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院辦公室的基礎(chǔ)文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過(guò)程。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案管理在醫(yī)院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現(xiàn)了整個(gè)醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。

　　3、醫(yī)院文書檔案管理中實(shí)踐PDCA循環(huán)理論

　　P———計(jì)劃階段：

　　1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行和管理的有關(guān)情況，對(duì)于這些文件需要進(jìn)行妥善的保管。最首要的任務(wù)就是建立起一套規(guī)章制度，從規(guī)章制度上入手，逐漸完善相應(yīng)的體系建設(shè)工作，促使文書檔案管理工作向著正規(guī)化、人性化的方向逐步發(fā)展。

　　2、對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理過(guò)程中來(lái)說(shuō)，涉及的最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)的'工作就是對(duì)各種文案進(jìn)行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎(chǔ)。在實(shí)際管理過(guò)程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進(jìn)管理效率的提升，也保障了管理的質(zhì)量。

　　（1）設(shè)定歸檔方針。在文書檔案的管理過(guò)程中需要確立一個(gè)合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準(zhǔn)點(diǎn)。實(shí)踐中各個(gè)科室的檔案是不同的，必須形成科學(xué)合理的歸檔方針。在平時(shí)還要加強(qiáng)不同科室間的交流，從而不斷對(duì)歸檔范圍進(jìn)行修繕。

　　（2）文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據(jù)前面的方針進(jìn)行文書檔案的收集工作，在收集的過(guò)程中管理的人員一定要本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行。在收集的過(guò)程中一定要將各個(gè)科室的資料進(jìn)行嚴(yán)格的分類統(tǒng)計(jì)，還要保證資料不能有缺失。

　�。�3）合理確定分類。之所以進(jìn)行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質(zhì)量。因此，在進(jìn)行檔案的分類過(guò)程中一定要依據(jù)各個(gè)科室的實(shí)際情況進(jìn)行。由于部分科室之間的文書檔案會(huì)存在交集，對(duì)于這類文書檔案要合理地進(jìn)行區(qū)分，避免出現(xiàn)混淆現(xiàn)象，從而影響到以后的文書檔案的使用。

　　3、除了完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，還要逐步制定檔案人員的培訓(xùn)計(jì)劃和培養(yǎng)方案，提高檔案管理的專業(yè)技能，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷更新，以便跟上檔案發(fā)展的步伐。

　　4、最后再確定引進(jìn)專業(yè)設(shè)備計(jì)劃，完善現(xiàn)有辦公自動(dòng)化程序，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，逐步提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施

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