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單位檔案工作總結(jié)
總結(jié)就是把一個時段的學(xué)習(xí)、工作或其完成情況進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總結(jié)，它可以促使我們思考，我想我們需要寫一份總結(jié)了吧。那么總結(jié)要注意有什么內(nèi)容呢？下面是小編為大家收集的單位檔案工作總結(jié)，歡迎閱讀與收藏。
單位檔案工作總結(jié)1
一、關(guān)于規(guī)范性文件制定情況
近五年來，主要是貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案局的法律、法規(guī)及條例、辦法，沒有自主制定規(guī)范性文件，相應(yīng)也就沒有應(yīng)該清理的文件。
二、五年來執(zhí)法檢查情況匯報
1、20xx年三、四季度，區(qū)檔案局與區(qū)政府法制辦配合組織，對區(qū)直機(jī)關(guān)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及重點(diǎn)企事業(yè)單位共110個單位貫徹執(zhí)行《檔案法》，加強(qiáng)檔案工作目標(biāo)管理情況，進(jìn)行了一系列全面檢查考核，從檢查考核的結(jié)果看，其中好的和比較好的有54個單位，占被檢單位的49.09%，一般的有42個單位，占38.18%，較差的有14個單位，占12.73%。對檢查結(jié)果，區(qū)檔案局和政府法制辦聯(lián)合發(fā)文作了通報。對檔案工作較差的單位，我局及時發(fā)出了檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書，推動了檔案工作的順利開展。
2、20xx年,對照《江蘇省檔案執(zhí)法檢查細(xì)則》，有計劃有步驟地開展檔案執(zhí)法檢查活動，在各單位自查的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽查，對檔案工作搞得較好的單位提請區(qū)政府表彰，依法查處違法事件和違法行為，維護(hù)檔案法律尊嚴(yán)，維護(hù)我區(qū)檔案史料的完整與安全，取得了較好的效果。
3、我局根據(jù)機(jī)關(guān)文書檔案立卷歸檔的要求，每年從六月起，對機(jī)關(guān)文書檔案逐個單位進(jìn)行檢查，并評選立卷質(zhì)量優(yōu)勝單位。對檢查結(jié)果，提請區(qū)委辦公室進(jìn)行通報，有力地促進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案工作的`開展。
4、通過檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，我區(qū)已有45個單位檔案管理工作分別達(dá)到省市級標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。
三、檔案法制宣傳情況
1、利用召開有關(guān)會議和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》，把學(xué)法、懂法和遵守檔案法律法規(guī)作為檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高專兼職檔案干部政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要課程。同時，及時貫徹省市檔案局制定的檔案工作等級評定辦法、各類檔案管理辦法，提高檔案管理規(guī)范化水平。近五年來，我區(qū)共舉辦檔案培訓(xùn)班11期，參訓(xùn)人員450余人次，大大提高了檔案人員素質(zhì)；
2、把國家、省市印發(fā)的《檔案法》圖解、原文以及檔案工作法規(guī)匯編及時轉(zhuǎn)發(fā)至各立檔單位，供張貼宣傳和學(xué)習(xí)了解；
3、把學(xué)習(xí)和貫徹實(shí)施“兩法”與完善全區(qū)檔案工作組織措施、規(guī)章制度、目標(biāo)管理、業(yè)務(wù)建設(shè)和監(jiān)督指導(dǎo)緊密地結(jié)合起來，依法督促和指導(dǎo)各立檔單位進(jìn)一步落實(shí)好檔案工作組織措施，基本形成了以區(qū)檔案館和各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案室為主體的檔案事業(yè)管理體系。我們還依法修訂了文件材料立卷歸檔、檔案保管、利用、保密、統(tǒng)計、移交、鑒定銷毀等規(guī)章制度和檔案工作崗位責(zé)任制并印發(fā)給各單位執(zhí)行；
4、以紀(jì)念《檔案法》頒布實(shí)施十五周年和《條例》頒布五周年為契機(jī)，先后兩次大規(guī)模開展了檔案法律法規(guī)宣傳活動，印發(fā)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》及其他宣傳材料20xx多份，懸掛了過街橫幅，制訂了宣傳牌，張貼宣傳畫，在市區(qū)街心公園開展檔案知識義務(wù)咨詢，解答市民提出的問題。組織全區(qū)檔案員參加《中國檔案報》主辦“劍南春杯”和省檔案局主辦的“昌盛杯”檔案法制競賽，收到了很好的效果。
單位檔案工作總結(jié)2
今天，我們在這里召開市直檔案工作會議，主要任務(wù)是，以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹黨的十六屆四中全會和全省檔案工作會議精神，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，總結(jié)20xx年市直檔案工作，部署20xx年檔案工作任務(wù)，動員市直檔案工作者認(rèn)清形勢，明確任務(wù)，振奮精神，努力工作，為鹽城早日實(shí)現(xiàn)"兩個率先"這一戰(zhàn)略目標(biāo)而努力奮斗。我現(xiàn)在就20xx年度市直檔案工作情況和20xx年檔案工作意見談幾點(diǎn)看法：
一、關(guān)于20xx年度市直檔案工作情況
20xx年度市直檔案工作總的情況是好的，主要表現(xiàn)在：
1、依法治檔水平有了顯著提高。20xx年是《中華人民共和國行政許可法》正式施行的第一年，各單位普遍加強(qiáng)了對各項(xiàng)工作原始記錄--檔案的管理，既利于依法行政、科學(xué)管理，又維護(hù)了多方的合法利益，同時又符合加入世貿(mào)組織的實(shí)際需要。為鞏固以法治檔成果，提高檔案法制化水平，我局對市人大辦、公安局、人行、國稅局、審計局、農(nóng)林局、勞動與社會保障局、市總工會、工商聯(lián)、鹽城師范學(xué)院、鹽城衛(wèi)生學(xué)校、悅達(dá)集團(tuán)、八菱集團(tuán)、農(nóng)科院等14個單位檔案工作情況進(jìn)行了行政執(zhí)法專項(xiàng)檢查。市直不少單位加深了對《中華人民共和國檔案法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)立法精神的理解，加強(qiáng)了對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，修訂了檔案工作的規(guī)章制度，完善了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加大了對檔案工作的投入，改善了檔案的保管條件。市公安局、市人行、市地稅局、市審計局、市交通局、市農(nóng)發(fā)行、市環(huán)保局、鹽城工商局、市紀(jì)委等單位已將檔案工作融入到各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作之中，納入計劃管理、崗位責(zé)任制考核，在做好自身檔案工作的同時，還卓有成效地對所屬單位及系統(tǒng)內(nèi)檔案工作進(jìn)行了監(jiān)督指導(dǎo)。市地稅局、市農(nóng)發(fā)行、鹽城電信公司、市水利工程管理處等單位還召開了系統(tǒng)內(nèi)檔案人員與分管主任會議，以會代訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識和最新行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。市地稅局、市農(nóng)發(fā)行已將檔案工作納入行業(yè)規(guī)范化建設(shè)工作之中，與其它業(yè)務(wù)工作同等看待。市地稅局還制訂了系統(tǒng)內(nèi)檔案規(guī)范化管理規(guī)劃，力爭用三年時間使系統(tǒng)內(nèi)所有單位檔案
綜合管理整體水平達(dá)到省內(nèi)一流水平，截止去年11月該系統(tǒng)就有30多個單位檔案工作達(dá)到省一級標(biāo)準(zhǔn)，在檔案規(guī)范化建設(shè)方面也取得了可喜的成績。市國稅局檔案工作達(dá)省特二級標(biāo)準(zhǔn)，市建設(shè)局、鹽城商檢局、鹽城電信公司、市檢察院、市社保中心等單位均達(dá)到省一級標(biāo)準(zhǔn)�？傊�20xx年市直單位以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為載體的以法治檔水平又上了一個新的臺階。
2、全面完成了文件立卷歸檔改革工作。為適應(yīng)國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化新形勢，貫徹"強(qiáng)化收集，簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用"的業(yè)務(wù)工作方針，簡便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作，推進(jìn)歸檔文件整理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，國家檔案局制訂了國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》。這是我國首次以法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)形式規(guī)范歸檔文件整理工作。市直單位經(jīng)過兩年的實(shí)踐，截止20xx年9月底全面貫徹《歸檔文件整理規(guī)則》，完成了文件立卷改革工作。大部分單位根據(jù)最新一輪機(jī)構(gòu)改革編制部門核定的職能，修訂了檔案歸檔范圍，基建設(shè)備等科技文件與未經(jīng)收發(fā)文程序的內(nèi)部文件得到了有效控制，文件歸檔率有了很大的提高，分類的科學(xué)性、編目的正確性、保管期限劃分的準(zhǔn)確性均有了較大提高。大部分單位很注重平時歸檔工作，如市委辦對市委召開的重要會議材料，會議一結(jié)束就歸檔，公安、法院、檢察院、工商局、地稅局、國稅局、供電公司、電信公司等部門業(yè)務(wù)檔案隨時形成隨時歸檔，市地稅局等單位不但完成了20xx年度文件材料歸檔工作，還完成了20xx年已形成文件材料的歸檔工作。
3、檔案信息化水平有了顯著提高。近年來、市直單位在對文件立卷歸檔實(shí)行改革的同時開始加強(qiáng)檔案信息化工作。20xx年市級機(jī)關(guān)工委、國稅局、科協(xié)、農(nóng)機(jī)局、商檢局、社保中心、局、海事局、審計局、銀寶公司、住房公積金管理中心、石油公司、水利工程管理處、計生委等14個單位配置了檔案管理軟件，截止20xx年底，共有60個市直單位有了檔案管理專業(yè)軟件，建立了檔案檢索目錄數(shù)據(jù)庫，既提高了檔案檢索速度，又提高了檔案查全率、查準(zhǔn)率。鹽城師范學(xué)院、鹽城工學(xué)院和市公安局建立了檔案網(wǎng)站，鹽城供電局、電信公司、鹽城國稅局、地稅局、工商局、鹽城發(fā)電廠、射陽港發(fā)電廠等單位可在計算機(jī)中實(shí)現(xiàn)全文檢索。從而實(shí)現(xiàn)了檔案利用工作的網(wǎng)絡(luò)化。
4、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案工作得到了加強(qiáng)。市高速公路指揮部、市水利局、鹽城供電局、鹽城發(fā)電廠、鹽城電信公司、悅達(dá)集團(tuán)等單位非常重視重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案工作，項(xiàng)目檔案建檔做到與工程實(shí)體建設(shè)同步，為今后工程維護(hù)、運(yùn)行留下了寶貴的科技資料。高速公路指揮部還制訂了工地標(biāo)準(zhǔn)檔案室標(biāo)準(zhǔn)，在鹽通、鹽淮、鹽連三條路段所有施工單位中全面推行。
20xx年度市直各單位檔案工作雖然取得了一定的成績，但也存在一些不足。如有個別單位檔案法制意識極差，還不知道中國有個檔案法；少數(shù)單位不重視基建設(shè)備等科技檔案工作；部分單位檔案人員變動頻繁，甚至有的單位一年換幾個檔案員，非常不利于檔案工作的有效開展等等。希望存在上述問題的單位能夠按照《中華人民共和國檔案法》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》的有關(guān)要求，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案工作，使檔案工作在各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，為全市三個文明建設(shè)服務(wù)。
二、20xx年工作意見
20xx年市級機(jī)關(guān)、市直及省屬駐鹽單位檔案工作的總體要求是：以鄧小平理論和"三個代表"重要思想為指導(dǎo)，全面貫徹黨的十六大、十六屆三中、四中全會精神，緊緊圍繞"兩個率先"目標(biāo)，大力創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，進(jìn)一步提高檔案工作為中心工作服務(wù)水平，在改革創(chuàng)新中開創(chuàng)各單位檔案工作新局面。根據(jù)這一總體要求，結(jié)合我市實(shí)際情況，提出如下意見：
1、繼續(xù)認(rèn)真貫徹"強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用"的業(yè)務(wù)工作方針。各單位要嚴(yán)格按照國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》等規(guī)范性文件的要求，認(rèn)真組織，妥善安排，切實(shí)做好20xx年度應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理工作，確保按時完成。對20xx年應(yīng)歸檔文件應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》做到職能活動中形成的文件一辦理完畢就進(jìn)行歸檔。我局?jǐn)M于5月底開始組織檢查驗(yàn)收，希各單位做好檢查驗(yàn)收的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
2、切實(shí)加強(qiáng)室藏檔案文件級目錄數(shù)庫工作。各單位20xx年度形成的室藏檔案文件級目錄必須全部錄入符合《江蘇省文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式》（DB32/505-20xx）標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，真正實(shí)現(xiàn)計算機(jī)檢索和管理。此項(xiàng)要求今后將作為各單位年度檔案工作"評先"和"省一級檔案室"評定的必備條件。為便于館室信息共享，推薦各單位使用省檔案局研制的"永樂文檔一體化"管理軟件。
3、認(rèn)真抓好本單位及所屬單位的檔案工作目標(biāo)管理，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的進(jìn)程�！督K省檔案工作等級評定試行標(biāo)準(zhǔn)》已施行一年，《標(biāo)準(zhǔn)》中的各項(xiàng)條款是對等級評定工作的要求，也是各單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的工作標(biāo)準(zhǔn)，希各單位正確認(rèn)識，積極貫徹，省三級是基本要求，由各單位自行對照檢查，年內(nèi)擬達(dá)省二級以上標(biāo)準(zhǔn)的請于4月底前將計劃上報我局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處。
4、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案執(zhí)法檢查工作的力度。20xx年我們對包括市人大辦在內(nèi)的14個單位檔案工作進(jìn)行了執(zhí)法檢查，收到了很好的效果并得到了被檢查單位的肯定，對檢查中提出的整改意見將于今年年底進(jìn)行復(fù)查。為了使檔案行政執(zhí)法檢查工作進(jìn)一步規(guī)范化、正常化，結(jié)合檔案工作的特點(diǎn)，20xx年度的執(zhí)法檢查工作我們將采取提前一個月電話通知的辦法進(jìn)行，希各單位按照執(zhí)法檢查細(xì)則，認(rèn)真對照，抓好落實(shí)。
5、進(jìn)一步加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)工作。 20xx年我局將根據(jù)市委組織部關(guān)于加強(qiáng)全市干部教育工作的意見，結(jié)合全市檔案員隊(duì)伍實(shí)際情況，舉辦一期檔案業(yè)務(wù)人員崗位資格培訓(xùn)班，對象主要是各單位新調(diào)整的檔案業(yè)務(wù)人員及未參加過省檔案局新編教材崗位培訓(xùn)的在職專（兼）職檔案人員。同時，將根據(jù)國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員繼續(xù)教育工作的基本要求，舉辦3-4期檔案業(yè)務(wù)新知識短期培訓(xùn)班，時間一天左右，希各單位檔案業(yè)務(wù)人員對照要求，積極參加。
6、落實(shí)檔案"分類方案備案制度"。分類方案是各單位開展檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，各單位應(yīng)根據(jù)本部門的職能，結(jié)合檔案工作的新規(guī)則、新要求制定一套可操作性強(qiáng)、切合實(shí)際的"分類方案"，根據(jù)國家檔案局貫徹國家行政許可法制定的"分類方案備案制度"的要求，結(jié)合我市檔案工作的實(shí)際，各單位要將本單位文件資料的歸檔范圍、保管期限及分類方案三位一體的本單位檔案分類方案表于6月底前報送我局備案。
7、圍繞服務(wù)中心工作目標(biāo)，抓好經(jīng)濟(jì)科技類檔案的監(jiān)督檢查。突出抓好交通、水利、能源等部門的重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案建設(shè)。對改制企業(yè)的檔案各主管部門要督促做好收集、整理、監(jiān)交工作。適時對私營企業(yè)的.檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)。繼續(xù)做好信用檔案工作。
8、大力協(xié)助做好社區(qū)檔案工作和及時報送檔案年統(tǒng)工作。各雙掛單位要積極支持社區(qū)檔案工作，我們將把社區(qū)檔案工作情況列入其雙掛單位檔案工作的考評事項(xiàng)。同時將把檔案年統(tǒng)工作納入年度檔案工作評比的必要條件。
9、做好到期檔案移交的準(zhǔn)備工作。市檔案館將于近年接收文件立卷改革前各立檔單位形成的檔案，請各單位做好立卷改革前的永久和長期保存的檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建立工作，整理好各自的政策法規(guī)文件匯編、年鑒、志書、大事記等出版物，編寫好全宗介紹、組織沿革，待進(jìn)館時隨檔案一并移交給市檔案館。
三、如何做好20xx年度檔案工作提三點(diǎn)要求：
一是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。大家都知道二十一世紀(jì)是知識爆炸的時代，知識更新的速度有時達(dá)到一月一次，一天一次，處在這樣的時代，我們應(yīng)該時刻保持強(qiáng)烈的求知欲望和端正的學(xué)習(xí)態(tài)度，否則就會很容易被時代所拋棄、所淘汰。革命導(dǎo)師列寧曾告誡我們要"學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)"，我們敬愛的總理也曾要求要我們"活到老，學(xué)到老"。黨的十六屆三中全會《決定》要求"全黨同志必須聯(lián)系實(shí)際刻苦學(xué)習(xí)，做到理論與實(shí)際、學(xué)習(xí)與運(yùn)用、言論與行動相統(tǒng)一，創(chuàng)造性地開展工作"、四中全會要求全黨要"營造全民學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的濃厚氛圍，推動建立學(xué)習(xí)型社會"，從某種程度上講，學(xué)習(xí)已成為我們立足社會，爭取進(jìn)步的第一要素。特別是我們這些在機(jī)關(guān)從事文秘性質(zhì)工作的同志，加強(qiáng)理論和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)就顯得更為重要。專業(yè)知識主要從四個方面學(xué)：一是參加檔案部門組織的檔案知識培訓(xùn)。包括資格培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)；二是從書本學(xué)習(xí)。《檔案工作文件選編》《中國檔案》《檔案與建設(shè)》等專業(yè)書刊既是我們平時工作的工具書，更是我們提高專業(yè)水平的"加油站"；三是積極參加協(xié)作組活動，互幫互學(xué)，共同提高；四是從網(wǎng)上學(xué)。
二是要認(rèn)真。檔案是歷史的真實(shí)記錄，檔案工作是造福子孫的事業(yè)，是自己實(shí)踐的記錄，后人是要檢查的，要對得起歷史。講：世界上怕就怕"認(rèn)真"二字，共產(chǎn)黨就最講認(rèn)真。認(rèn)真就是有事業(yè)心、有責(zé)任心，有敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。我們要做到及時、主動、超額完成各項(xiàng)工作。
單位檔案工作總結(jié)3
全程管理已成為現(xiàn)代文件、檔案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程，這就要構(gòu)建檔案管理制度體系和質(zhì)量管理體系，通過合同管理、培訓(xùn)指導(dǎo)、檢查監(jiān)督和績效考核等積極有效的措施，強(qiáng)化檔案人員事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)等多環(huán)節(jié)控制；特別是充分利用信息化技術(shù)平臺，對各類檔案實(shí)施動態(tài)管理，保障文件、檔案的全過程控制和規(guī)范化管理。經(jīng)考察與研討，“344”制度可以建構(gòu)起這樣的體系。
一、什么是“344”制度
“344”制度是筆者對檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等制度的一種簡單、概括的說法，是改善單位文檔控制系統(tǒng)的突破口，是加強(qiáng)單位檔案工作制度化建設(shè)的根本要求，更是文件、檔案工作全程管理機(jī)制化建設(shè)的總抓手。下面，筆者對“344”制度進(jìn)行更為詳細(xì)的解讀。
�。ㄒ唬⿲n案工作“三納入”制度具體內(nèi)容的解讀。一是納入單位各項(xiàng)工作計劃；二是納入單位領(lǐng)導(dǎo)工作議程；三是納入單位規(guī)章制度、工作流程及有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
單位（這里指各級各類單位，以下簡稱單位）檔案工作要納入全年總的工作計劃和中長期規(guī)劃之中，開展重大活動時檔案工作要納入工作方案之中，建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成、積累與歸檔必須納入制度或合同之中，目的是加強(qiáng)對文件、檔案工作的超前控制、全程管理。納入計劃的檔案工作事項(xiàng)通過考核來評介優(yōu)劣并對檔案部門和檔案人員的工作進(jìn)行嚴(yán)格的獎懲。這是第一個納入。
第二個納入是指納入單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。根據(jù)檔案工作法律法規(guī)的有關(guān)要求，每個單位都有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，但分管領(lǐng)導(dǎo)不能是個擺設(shè)，要通過認(rèn)真貫徹《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《科學(xué)技術(shù)檔案管理?xiàng)l例》以及上級對檔案工作的有關(guān)規(guī)定，熟悉檔案工作，切實(shí)加強(qiáng)對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。分管領(lǐng)導(dǎo)還要熱心解決實(shí)際問題，更要關(guān)心檔案人員的工作和生活。毋庸諱言，還有不少單位的領(lǐng)導(dǎo)有“分而不管”的現(xiàn)象，他既不去了解檔案管理具體事務(wù)，也不想方設(shè)法為檔案工作和檔案人員解決實(shí)際問題。我們認(rèn)為，在檔案事業(yè)的發(fā)展上，既要靠法治又離不開人治，所以，檔案工作做得好不好，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案部門或檔案人員要學(xué)會（并善于）爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，與領(lǐng)導(dǎo)有良好的工作溝通和互動，主動地訂閱檔案報刊、及時呈送本地檔案簡報，經(jīng)常向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作開展情況、取得的成績和存在的問題，經(jīng)常把工作情況、計劃思路形成材料上報領(lǐng)導(dǎo)；檔案部門的重要會議、工作和活動，要爭取分管領(lǐng)導(dǎo)參與，讓分管領(lǐng)導(dǎo)能更加全面地了解檔案工作的重要性，深刻認(rèn)識自身的歷史責(zé)任，更多地解決檔案部門自身無法解決的問題，切實(shí)改善檔案工作各方面環(huán)境與條件。
第三個納入即納入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制、納入辦公室負(fù)責(zé)人的崗位責(zé)任制、納入專兼職檔案人員的崗位責(zé)任制之中，并最好與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。在年終考核時，辦公部門負(fù)責(zé)人和檔案人員組成考核組對單位各職能部門或下屬單位檔案工作進(jìn)行考核或開展年檢。當(dāng)然，這種考核若能與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤、認(rèn)真實(shí)行獎優(yōu)罰劣，那就會促進(jìn)單位檔案工作平穩(wěn)、健康、可持續(xù)發(fā)展。此外，各級各類單位都制訂了各項(xiàng)工作制度或工作流程，檔案工作的有關(guān)細(xì)節(jié)有必要作為一項(xiàng)重要條款納入工作制度或工作流程之中。
�。ǘ⿲n案部門或人員“四參加”制度具體內(nèi)容的解讀。一是檔案部門或人員參加單位會議或重要活動；二是參加科研課題審定會；三是參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收會；四是參加設(shè)備開箱驗(yàn)收活動。
關(guān)于第一個參加，有人會說，檔案員哪有這么大的權(quán)力？是的，某個局的局務(wù)會議、班子會議或某某公司的董事會、班子會議等好多會議，檔案人員是不能參加的，但我們說檔案工作歸口辦公部門管理，辦公室主任（或行政部經(jīng)理）參加了會議，同樣能起到對文件、檔案和檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)作用。一般說來，單位辦公部門負(fù)責(zé)人會參與單位重大活動、重要會議等，于是，辦公部門負(fù)責(zé)人會將掌握的情況與檔案人員溝通，檔案人員在其領(lǐng)導(dǎo)下跟蹤事情發(fā)展的全過程，這同樣可以做到了解情況、全程關(guān)注、超前控制，履行好檔案工作之職權(quán)。
其它三個參加，檔案人員必須到場并行使職權(quán)，對文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行把關(guān)、驗(yàn)收；科研檔案工作者不僅限于參加課題審定會，他應(yīng)當(dāng)把科研工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結(jié)合�？蒲袡n案也應(yīng)當(dāng)實(shí)行四同步制度；生產(chǎn)性企業(yè)的檔案部門和人員要參加新產(chǎn)品鑒定會。
單位引進(jìn)或購置設(shè)備，開箱時，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)通知單位檔案室及本部門兼職檔案員參加設(shè)備隨機(jī)資料驗(yàn)收，并準(zhǔn)確填寫開箱驗(yàn)收單，將收集到的開箱材料進(jìn)行登記造冊，及時向檔案部門辦理移交手續(xù)。開箱材料完成移交歸檔后，設(shè)備部門需要利用時，需向綜合檔案室辦理借用手續(xù)。
�。ㄈ⿲n案工作“四同步”制度具體內(nèi)容的解讀。一是下達(dá)計劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；二是檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步；三是驗(yàn)收與鑒定項(xiàng)目文件材料同步；四是上報登記和評審獎勵項(xiàng)目與檔案部門出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步。
“四同步”制度總的目的也是為了確保文件材料在每一個環(huán)節(jié)得到有效控制，防止文件、檔案材料失控、斷檔或散失。因此，各單位在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，做到保證檔案工作的及時性、真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、保密性，確保檔案工作的有序開展。
二、如何貫徹執(zhí)行“344”制度
當(dāng)前，社會、經(jīng)濟(jì)、科技、文化的迅猛發(fā)展為檔案工作提供了更為廣闊的拓展空間，也出現(xiàn)了更為復(fù)雜的生存環(huán)境。于是，檔案管理法制化成為做好檔案工作的重要保障。
要確�！�344”制度的執(zhí)行，第一件事是要把這些要求納入單位關(guān)于檔案工作的總章程，如在《某某單位檔案管理規(guī)定（或辦法）》的總則中列入“344”各項(xiàng)條款。第二件事是把文件、檔案管理要求納入合同管理。
�。ㄒ唬┘{入有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。在各部門簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時合同乙方應(yīng)向甲方提交的項(xiàng)目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間以及對所提交的項(xiàng)目檔案的整理、歸檔責(zé)任；同時，為便于單位檔案數(shù)字化建設(shè)，避免重復(fù)投入，合同乙方應(yīng)向甲方在提交紙質(zhì)文本的同時提交數(shù)字信息。這項(xiàng)條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，明確了檔案和檔案管理的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的.文件材料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。
�。ǘ┘{入有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10%左右。這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段，把項(xiàng)目檔案的編制和移交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容，不完成就無法拿到完整的工程款，強(qiáng)制合同乙方單位及時認(rèn)真完成。通過合同會審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化各部門的檔案管理意識，通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制文件和檔案管理，避免合同文件材料歸檔時的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)工程檔案歸檔工作。說到這里，筆者認(rèn)為，為了簡化程序、強(qiáng)化合同管理，制定“項(xiàng)目”合同范本，單位簽訂的每一份合同，都有關(guān)于文件材料形成、積累和歸檔要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達(dá)到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強(qiáng)化文件、檔案管理的目的。
�。ㄈ﹪�(yán)把合同付款關(guān)。財務(wù)部門在修訂合同付款程序時，把檔案部門加入合同付款審核流程，明確在每一份合同執(zhí)行完畢支付每一筆款項(xiàng)時，必須經(jīng)過檔案部門審核。檔案部門經(jīng)清點(diǎn)、驗(yàn)收合同文件資料完整歸檔后，簽字確認(rèn)，再進(jìn)入下一個付款審批環(huán)節(jié)。這樣，所有合同每次付款都經(jīng)過檔案部門，使得檔案部門能夠及時催交應(yīng)歸檔文件資料，督促文件資料歸檔工作順利進(jìn)行。
第三件事是要把文件、檔案管理要求納入單位各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。如，會計檔案工作要納入單位財務(wù)管理制度中，納入財務(wù)工作計劃，納入財會人員的崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財務(wù)工作的同時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收財務(wù)檔案工作。又如聲像、電子檔案工作必須納入相關(guān)部門的管理制度中，與各項(xiàng)管理制度緊密結(jié)合，實(shí)行文件制作工作和建檔工作同步管理，即文檔制作人員接受任務(wù)與認(rèn)可聲像、電子材料的歸檔要求同步進(jìn)行�？傊�，單位工作制度有很多、單位各項(xiàng)工作流程不一樣，但要把文件、檔案管理要求納入單位各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程的做法是一樣的，目的就是要確保文件、檔案收集得齊全完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)、安全可靠。
第四件事是要建好臺賬，加強(qiáng)考核。檔案人員要專門準(zhǔn)備一個本子，專門記“344”制度是如何執(zhí)行的。最好是在工作的每一個步驟之后或在每做完一件事情之后，就立即將已產(chǎn)生或形成的材料收集起來，做到及時取證，形成檔案工作考核臺賬，保證有據(jù)可查，免得日久忘記遺漏。檔案工作不到位，檔案員有權(quán)行使否決權(quán)，可借助年終考核、項(xiàng)目驗(yàn)收、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制兌現(xiàn)等手段確保檔案工作擔(dān)當(dāng)起崇高而光榮的使命。
檔案是人類活動的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。隨著社會的不斷進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大多數(shù)單位檔案的擁有量和利用率高速增長，因此，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案管理必須堅持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，突出規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、現(xiàn)代化，不斷提高單位各類檔案質(zhì)量和不斷深化各類檔案信息的有效開發(fā)和合理利用，切實(shí)提高工作效率，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展。
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